Skalierbare und standardisierte Prozesse, Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung, Schnittstellenproblematik und Lean-Management – Schlagwörter nur für Grossunternehmen?

NEIN – denn die genau gleichen Prinzipien gelten auch für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer/innen. 

Wer kennt es nicht? Die Zeit vergeht im Flug und man hat am Abend immer noch nicht alles erledigt, was man sich vorgenommen hat. Das Erarbeiten der Präsentation hat doch länger gedauert als gedacht, ungeplante Telefonanrufe unterbrachen die Arbeit an der man konzentriert arbeitete, die erwartete Lieferung ist doch nicht eingetroffen,  Rücksendungen mussten abgewickelt werden, der Kollege hatte spontan die Besprechung verschoben, der Newsletter muss noch geschrieben werden und der Berg an administrativen To-do’s nimmt täglich zu. 

Fühlt es sich manchmal so an? Dann ist es Zeit sich darüber Gedanken zu machen, mit welchen Tätigkeiten der Arbeitsalltag gefüllt wird. 

Bei Lean-Management geht es im Grundsatz darum, Verschwendungen zu erkennen und zu minimieren, damit man sich auf die Kernkompetenz konzentrieren kann und den Kunden ins Zentrum stellt.

Es gibt 7-Arten von Verschwendung in Prozessen/Arbeitsabläufen:

Erkennst du eine oder mehrere dieser Verschwendungsarten in deinem eigenen Betriebsumfeld wieder?

Meine Erfahrung hat gezeigt, dass eine der häufigsten Art der Verschwendung in Prozessen «Fehler» sind. Darunter versteht man alle Arbeiten, die wiederholt werden müssen, weil irgendetwas beim ersten Mal falsch war oder etwas gefehlt hat. Zum Beispiel wurden auf einem Bestellformular nicht alle Angaben vollständig und/oder mit dem gewünschten Detaillierungsgrad angeben und so muss man mit dem Kunden Rücksprache nehmen und nachfragen. Das kostet auf Ihrer Seite Zeit und kann aus Kundensicht als unprofessionell wahrgenommen werden. 

Die zweithäufigste Art der Verschwendung ist meiner Meinung nach die «Überprozessierung». Darunter versteht man eine Tätigkeit, die nicht unbedingt notwendig ist. Die Tätigkeit kann entweder komplett überflüssig sein oder es ist eine Tätigkeit, die man genau gleich mehrmals wiederholt. Eine überflüssige Tätigkeit kann man ersatzlos streichen, eine repetitive Tätigkeit kann man automatisieren. 

Wie identifiziere ich Verschwendungen in meinen Prozessen?

  1. Nicht alles aufs Mal! 

Wähle den Prozess in Deinem Unternehmen, welcher Dir am meisten Probleme macht. Sei es weil er mühselig ist, weil er keinen Spass macht, weil er repetitiv ist oder weil er einfach zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

2. Verstehe den Prozess!

Skizziere ein Fluss-Diagramm des Prozesses. Wichtig, beschreibe die Tätigkeit und Schnittstellen detailliert

3. Analysiere den Prozess!

Definiere für jeden einzelnen Schritt, ob Dein Endkunde bereit wäre, für diese Tätigkeit zu bezahlen und/oder ob diese Tätigkeit eine wirkliche Veränderung deines Produktes bringt. 

Beispiel:

Grün: Prozessschritt ist «Value-Adding», das heisst, der Kunde ist bereit dafür zu zahlen oder er verändert das Produkt

Blau: Prozessschritt ist «Value-Enabling», das heisst, der Prozessschritt ist aus betrieblicher oder regulatorischen Sicht notwendig, auch wenn der Kunde dafür nicht bezahlen würde.

Rot: Prozessschritt ist «Non-Value-Adding”, das heisst, der Prozessschritt ist überflüssig und kann weggelassen werden.

4. Veränderungen umsetzen!

Die Tätigkeiten die Du jetzt als Verschwendung identifiziert hast, kannst Du entweder weglassen oder optimieren/automatisieren und den Prozess neu definieren; schlanker und effizienter. 

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